Một số lưu ý khi viết email

0
200
Một số lưu ý khi viết email cần nắm rõ. Ảnh internet
Một số lưu ý khi viết email cần nắm rõ. Ảnh internet

Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kỹ năng rất quan trọng khi đi làm. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được một số nguyên tắc căn bản về cách viết email chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý khi viết email cần nắm rõ.

1. Email luôn phải có tiêu đề rõ ràng, đúng trọng tâm, nêu rõ chủ đề chính của email đó.

Trước khi gửi email cho một ai đó, hãy ghi rõ tiêu đề trước khi gửi để họ có thể nắm được nội dung chính mà bạn muốn đề cập. Đối với tên của email, nếu bạn đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Một điều lưu ý khác là nên sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến.

2. Trình bày ngắn gọn và rõ ràng

Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần truyền tải, khi viết email, tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng mà bạn có thể có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp, dễ hiểu. Nội dung bố cục ngay ngắn, chấm phẩy rõ ràng, nên tham khảo các cách viết thư trong giao tiếp (đặc biệt là với đối tác nước ngoài) để tránh các hiểu lầm không đáng có từ bất đồng ngôn ngữ, cách diễn đạt và thể hiện cũng như văn hóa khác biệt. Thông thường, một email bao gồm 3 phần cơ bản:

  • Lời chào
  • Nội dung chính
  • Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên
    Lưu ý tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm, phẩy căn bản. Để biết thêm về nguyên tắc sử dụng dấu câu, các bạn có thể tìm kiếm trên mạng.

3. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận

Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trở thành nơi để có thể gửi thông tin nhanh chóng, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm. So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòi hỏi những kỹ năng khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp hiệu quả. Vì vậy, hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.

4. Nhẹ nhàng nhắc nhở người nhận mail

Tùy vào trách nhiệm và bổn phận mà mật độ xử lý email của một người sẽ rất khác nhau. Do đó, thông thường các bạn nên để cho người nhận một khoảng thời gian ít nhất là 24 giờ để xử lý thông tin. Trong trường hợp lâu quá không thấy trả lời, bạn có thể email lại và hỏi họ có nhận được email của bạn hay không. Đây là một cách nhắc nhở rất nhẹ nhàng.

Tuy nhiên, trong trường hợp cần trao đổi gấp một thông tin và không thể chờ đợi lâu thì bạn nên liên hệ trực tiếp với người nhận (qua điện thoại, nói trực tiếp) để công việc được giải quyết nhanh nhất có thể.

5. Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Trước khi gửi hãy chắc chắn rằng, email bạn gửi không mắc các lỗi chính tả cơ bản, lưu ý khi gửi các file đính kèm hãy hỏi chắc chắn rằng người gửi có nhận được tệp mà bạn gửi hay không.

6. Thông báo mình đã nhận được email

Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Trong trường hợp quá bận hãy gửi email lại rằng bạn sẽ cố gắng hồi âm sớm nhất có thể để người gửi email không phải chờ đợi.

Trên đây là một số lưu ý khi viết email cần nắm rõ. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc. Hãy áp dụng ngay từ bây giờ nhé.